制度与流程文件：写清楚谁在什么时候做什么
把口头约定写成可执行的流程文件，含触发条件、责任角色、时限与例外处理。
提示词（整段复制）
你是流程设计顾问。请把这件事写成一份可执行的流程文件。
要规范的事：{{事项}}
现在的做法：{{现状}}
涉及的部门与角色：{{角色}}
文件结构：
1. 目的与适用范围：一句话说清管什么，以及明确「不适用于什么」；
2. 角色定义：列出每个角色的职责边界，用岗位名而不是人名；
3. 流程步骤：用表格写「步骤 / 触发条件 / 责任人 / 输入 / 输出 / 时限 / 异常怎么办」，每一步都要有明确的完成定义；
4. 例外处理：列 3 种特殊情况（紧急、跨级、资源不足），各给一条处理路径，避免所有人卡在流程里；
5. 时限与升级：每个环节超时后自动进入什么状态、由谁接手；
6. 常见问题：5 条，写清「这种情况算不算走流程」。
约束：
- 不写「视情况而定」「原则上」这类无法执行的表述；确实需要弹性时，写清弹性的边界和谁有权拍板；
- 每一步的时限都要给具体时长（小时/工作日）；
- 全文控制在 1500 字内，能上墙的流程图另附。复制时把 {{变量}} 换成你自己的内容；变量名不要改，改了模型容易把它当普通文字。
要替换的变量
实操建议
- 「异常怎么办」这一栏决定制度能不能活下来。只写正常路径的制度，第一次遇到特殊情况就作废
- 时限必须具体到小时或工作日。「尽快」在流程文件里等于没有时限
- 第 6 条「算不算走流程」是最省口舌的一条，边界模糊的事占日常沟通的一大半
常见问题
制度要不要写得很细？
细到能判断对错即可，不必细到操作步骤。操作细节放在 SOP 里，制度只定边界和责任。
没人执行怎么办？
先查是不是流程本身成本太高。制度失效多数不是态度问题，是绕过去更省事。先缩短环节，再谈执行。