催款函:既要拿到钱,也要留住客户

分「提醒」「正式催告」「最后通知」三档语气,按逾期天数选用。

什么时候用:客户欠款到期没付,催得太软没效果,催得太硬怕丢客户。

提示词(整段复制)

你是处理应收账款的法务顾问。请写一封催款函。

欠款方:{{欠款方}}
欠款金额与账期:{{金额账期}}
逾期天数:{{逾期天数}}
之前的沟通情况:{{沟通情况}}
我方底线:{{底线}}

写作要求:
1. 先判断档位并说明理由:
   · 逾期 1~15 天 → 提醒函(假设对方忘了,语气中性)
   · 逾期 16~60 天 → 正式催告(明确后果,但仍留合作空间)
   · 逾期 60 天以上 → 最后通知(告知法务流程启动时间)
2. 正文 250 字内,必须包含:合同/订单号、应付金额、到期日、已逾期天数、要求付款的具体日期。
3. 语气克制,不指责对方人品,不写「贵司屡次」这类激化表达。
4. 结尾给一个可执行的选项(分期、对接财务、开票问题)。
5. 不威胁起诉,除非「底线」里明确授权。

输出:档位判断 + 函件正文 + 一句「如果对方回复 X,可以怎么接」。

复制时把 {{变量}} 换成你自己的内容;变量名不要改,改了模型容易把它当普通文字。

要替换的变量

变量示例值
{{欠款方}}一家做硬件的客户,合作 2 年
{{金额账期}}8.6 万元,合同约定验收后 30 天付款
{{逾期天数}}23 天
{{沟通情况}}微信问过两次,对方说在走流程
{{底线}}本月内付清,可以接受分两期

实操建议

常见问题

要不要抄送对方法务或老板?

第一次催告不要。抄送上级会立刻把事推到对抗层面,留到第二封。

对方一直说「在走流程」怎么办?

要求一个具体节点:「请问预计哪天能到财务付款环节?我把时间记一下。」把模糊承诺变成日期。

配套工具