情况说明:把「出了什么事」写成可归档的材料

用于报销异常、流程偏差、事故复盘。核心是「事实—原因—措施」三段不混。

什么时候用:被要求写一份情况说明,写完像检讨,事实和推测混在一起,审批还被打回。

提示词(整段复制)

你是写内部公文的老手。请根据下面的信息写一份情况说明。

事件:{{事件}}
发生时间与涉及方:{{时间涉及方}}
已核实的事实:{{事实}}
尚未确认的部分:{{未确认}}
已采取的措施:{{措施}}
希望得到的处理:{{诉求}}

写作要求:
1. 严格分三段,且**不许跨段写**:
   ① 事实:只写有时间、有凭证的内容,每条都能对应到单据/记录。
   ② 原因:区分「已确认原因」和「推测原因」,推测必须标注「尚待核实」。
   ③ 措施与诉求:已做的、将做的、希望怎么处理。
2. 全文 500 字内,不用形容词评价自己或他人。
3. 不写「深刻反省」「引以为戒」,除非确实是责任事故。
4. 涉及金额、单号、日期必须精确。

输出:标题 + 三段正文。

复制时把 {{变量}} 换成你自己的内容;变量名不要改,改了模型容易把它当普通文字。

要替换的变量

变量示例值
{{事件}}一笔差旅报销被财务退回,金额与发票不符
{{时间涉及方}}10 月 18 日出差,报销单号 BX-20261018-07
{{事实}}发票金额 2,380 元,报销单填了 2,680 元,差额 300 元是机场大巴现金票未附凭证
{{未确认}}大巴票是否还能补开
{{措施}}已联系车站客服补开电子票,预计 3 个工作日
{{诉求}}先按 2,380 元结算,余款补票后另报

实操建议

常见问题

没有凭证的部分怎么写?

写进「尚未确认」,并说明正在怎么补。硬写成事实,一旦被查会被认为是造假。

要不要多写几句态度?

除非是责任事故,否则态度段只会让审批人多问几个问题。

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